Powrót do strony głównejPolityka Prywatności — EstiVoice
Niniejsza polityka dotyczy serwisu internetowego funkcjonującego pod adresem estivoice.ai, a także usługi agenta głosowego opartego na sztucznej inteligencji świadczonej w ramach EstiVoice.
1. Informacje ogólne
- Operatorem serwisu oraz Administratorem danych osobowych jest: Piotr Piasecki, ul. Kobaltowa 56, 91-528 Łódź.
- Adres kontaktowy poczty elektronicznej Administratora: kontakt@estivoice.pl.
- Administrator jest administratorem danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie w Serwisie oraz danych przekazywanych podczas rozmów telefonicznych z agentem głosowym AI.
- Serwis i usługa wykorzystują dane osobowe w następujących celach:
- obsługa zapytań klinik/salonów zainteresowanych usługą EstiVoice (formularz kontaktowy, e-mail),
- prowadzenie rozmów telefonicznych przez agenta głosowego AI w imieniu klienta (kliniki/salonu) i obsługa zgłoszeń dzwoniących,
- prezentacja oferty i informacji o usłudze,
- działania marketingowe i remarketingowe.
- Serwis pozyskuje dane o użytkownikach w następujący sposób:
- poprzez dane dobrowolnie wprowadzone w formularzach na stronie,
- poprzez dane przekazywane głosowo podczas rozmowy telefonicznej z agentem AI,
- poprzez zapisywanie plików cookies w urządzeniach końcowych.
2. Jakie dane przetwarzamy
Dane klinik/firm zgłaszających się jako klienci EstiVoice
- imię i nazwisko osoby kontaktowej,
- numer telefonu,
- adres e-mail,
- nazwa kliniki/salonu oraz adres strony internetowej.
Dane osób dzwoniących do agenta głosowego AI
- nagranie głosowe rozmowy telefonicznej,
- automatycznie generowana transkrypcja rozmowy,
- numer telefonu dzwoniącego,
- dane podane w trakcie rozmowy (np. imię, preferowany termin wizyty).
Głos ludzki może stanowić daną biometryczną, jeśli jest wykorzystywany do jednoznacznej identyfikacji osoby. EstiVoice nie wykorzystuje głosu w celu identyfikacji tożsamości — służy on wyłącznie do prowadzenia rozmowy i realizacji zgłoszenia.
Dane podane w formularzu demo (rozmowa wychodząca agenta AI)
- numer telefonu, na który agent AI ma zadzwonić w celach demonstracyjnych,
- adres URL strony internetowej wskazanej przez użytkownika, wykorzystywany wyłącznie do wygenerowania kontekstu rozmowy demonstracyjnej.
Dane zbierane automatycznie na stronie estivoice.ai
- dane o ruchu i zachowaniu użytkownika (Google Analytics 4 / gtag),
- dane wykorzystywane do celów reklamowych i remarketingu (Meta Pixel),
- adres IP, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu i przeglądarce.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Obsługa zapytania / realizacja umowy z kliniką jako klientem EstiVoice | Art. 6 ust. 1 lit. b — niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem |
| Nagrywanie i przetwarzanie rozmów telefonicznych przez agenta AI | Art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda osoby dzwoniącej, wyrażona poprzez kontynuowanie rozmowy po usłyszeniu informacji o nagrywaniu |
| Analiza ruchu na stronie (GA4, gtag) | Art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda wyrażona poprzez baner cookies |
| Działania marketingowe i remarketing (Meta Pixel) | Art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda wyrażona poprzez baner cookies |
| Marketing bezpośredni (np. newsletter, wiadomości handlowe) | Art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda użytkownika |
| Wykonanie automatycznego połączenia telefonicznego przez agenta AI na życzenie użytkownika (demo) | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne — odrębna, wyraźna zgoda użytkownika |
| Bezpieczeństwo systemu i zapobieganie nadużyciom | Art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes Administratora |
Ważne dla wdrożenia: osoba dzwoniąca do agenta głosowego powinna na samym początku rozmowy usłyszeć krótką informację w stylu: „Ta rozmowa jest prowadzona przez asystenta AI i może być nagrywana w celu obsługi Twojego zgłoszenia. Kontynuując rozmowę, wyrażasz na to zgodę.” Dam znać jak przygotujemy gotowy skrypt do wdrożenia w ElevenLabs.
3a. Rozmowy z systemem sztucznej inteligencji
Rozmowy głosowe dostępne w ramach usługi EstiVoice prowadzone są przez system sztucznej inteligencji (agenta głosowego AI), o czym rozmówca jest każdorazowo informowany na początku rozmowy — zgodnie z art. 50 Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (Akt o sztucznej inteligencji).
Rozmowy mogą być rejestrowane i transkrybowane. Nagrania i transkrypcje wykorzystywane są wyłącznie w celach wskazanych w niniejszej Polityce (obsługa zgłoszenia, zapewnienie jakości usługi) i nie są wykorzystywane do trenowania publicznych modeli AI.
Podanie danych w rozmowie jest dobrowolne. Prosimy rozmówców o nieprzekazywanie w rozmowie danych szczególnych kategorii (np. danych o stanie zdrowia, przebytych zabiegach medycznych) — jeśli takie dane zostaną przypadkowo przekazane, są one usuwane niezwłocznie po zakończeniu obsługi zgłoszenia i nie są wykorzystywane w innym celu.
Rozmowy prowadzone przez agenta głosowego AI mają charakter zautomatyzowany (system AI generuje odpowiedzi w czasie rzeczywistym), jednak Administrator nie podejmuje wobec rozmówców decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO — finalna obsługa zgłoszenia (np. potwierdzenie wizyty) odbywa się z udziałem kliniki/salonu jako klienta EstiVoice.
4. Odbiorcy danych — podwykonawcy przetwarzania
Serwis jest hostowany technicznie na serwerach: OVH (ovh.pl).
W celu świadczenia usługi korzystamy również z poniższych dostawców, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych w niezbędnym zakresie:
| Podmiot | Zakres przetwarzania | Lokalizacja / transfer danych |
|---|---|---|
| Twilio Inc. | Obsługa połączeń telefonicznych, routing rozmów | USA — transfer w oparciu o standardowe klauzule umowne (SCC) / EU-US Data Privacy Framework |
| ElevenLabs Inc. | Przetwarzanie głosu przez AI, generowanie odpowiedzi głosowych, transkrypcja | USA — transfer w oparciu o SCC / EU-US Data Privacy Framework |
| Supabase Inc. | Hosting bazy danych aplikacji (dane klinik, leadów, historii rozmów) | Zależnie od wybranego regionu serwera — do zweryfikowania i wskazania regionu EOG, jeśli dostępny |
| Vercel / v0 | Narzędzie deweloperskie do budowy interfejsu strony/aplikacji | USA — do weryfikacji, czy w środowisku deweloperskim przetwarzane są dane produkcyjne |
| Google LLC (GA4 / gtag) | Analiza ruchu na stronie internetowej | USA — transfer w oparciu o SCC / EU-US Data Privacy Framework |
| Meta Platforms Inc. (Meta Pixel) | Pomiar skuteczności reklam, remarketing | USA — transfer w oparciu o SCC / EU-US Data Privacy Framework |
Dane osobowe mogą być również udostępniane:
- upoważnionym osobom współpracującym z Administratorem, wyłącznie w celu realizacji usługi,
- firmom hostingowym, w celu zapewnienia technicznego utrzymania Serwisu — firma hostingowa prowadzi logi serwera, które mogą obejmować m.in. adres IP, czas zapytania, adres URL, informacje o przeglądarce i błędach.
Do zrobienia przed publikacją: zaakceptować standardowe umowy powierzenia (DPA) w panelach kont Twilio, ElevenLabs, Supabase oraz w ustawieniach Google Analytics i Meta Business (zwykle w sekcji „Legal” / „Data Processing Terms”). Bez tego lista podwykonawców jest kompletna faktycznie, ale niepełna formalnie.
5. Okres przechowywania danych
- Nagrania rozmów telefonicznych i transkrypcje: 30 dni od daty rozmowy, po czym są trwale usuwane.
- Numer telefonu i URL podane w formularzu demo (rozmowa wychodząca): 30 dni od daty demo, po czym są trwale usuwane.
- Dane kontaktowe klinik / leadów: przez okres trwania współpracy oraz do 3 lat po jej zakończeniu (cele rozliczeniowe i dochodzenie roszczeń).
- Dane marketingowe: nie dłużej niż przez 3 lata.
- Dane zbierane przez cookies analityczne i reklamowe: zgodnie z domyślnymi okresami retencji danego narzędzia (GA4: standardowo do 14 miesięcy; Meta Pixel: do 90 dni) — możliwe do skonfigurowania w panelach tych usług.
6. Twoje prawa
Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania ich kopii
- sprostowania (poprawienia) danych
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
- ograniczenia przetwarzania
- przenoszenia danych
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym profilowania — z zastrzeżeniem, że prawo to nie przysługuje, jeśli istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, w szczególności ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zapytania lub realizacji usługi.
Wobec danych mogą być podejmowane czynności polegające na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, w celu świadczenia usługi oraz prowadzenia marketingu bezpośredniego.
W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt: kontakt@estivoice.pl
7. Informacje w formularzach
- Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną podane.
- Serwis może zapisywać informacje o parametrach połączenia (znacznik czasu, adres IP).
- Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji danego formularza (np. obsługa zapytania handlowego). Kontekst i opis formularza w czytelny sposób informuje, do czego on służy.
8. Pliki cookies
- Serwis korzysta z plików cookies — niewielkich plików tekstowych przechowywanych w urządzeniu końcowym użytkownika, zawierających zazwyczaj nazwę strony, z której pochodzą, czas przechowywania oraz unikalny identyfikator.
- Podmiotem zamieszczającym pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest Operator Serwisu.
- Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
- analizy ruchu i zachowań użytkowników (Google Analytics 4, gtag),
- pomiaru skuteczności kampanii reklamowych i remarketingu (Meta Pixel).
- Stosowane są dwa rodzaje cookies: sesyjne (usuwane po zakończeniu sesji/zamknięciu przeglądarki) oraz stałe (przechowywane przez określony czas lub do ich ręcznego usunięcia).
- Przeglądarka internetowa zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie cookies — użytkownik może zmienić te ustawienia lub usunąć pliki cookies w każdej chwili. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu.
- Pliki cookies mogą być wykorzystywane również przez podmioty współpracujące z Operatorem: Google (Google LLC, USA) oraz Meta (Meta Platforms Inc., USA).
Serwis wykorzystuje baner zgody na cookies (CMP) wyświetlany przy pierwszej wizycie. Narzędzia analityczne (GA4) i marketingowe (Meta Pixel) ładują się dopiero po wyrażeniu zgody w banerze — użytkownik może zaakceptować wszystkie kategorie, odrzucić je albo dostosować zgodę indywidualnie dla każdej kategorii. Decyzję można w każdej chwili zmienić, korzystając z linku „Ustawienia cookies” w stopce strony.
Zarządzanie plikami cookies w przeglądarce
Aby zmienić ustawienia cookies lub je usunąć, użytkownik może skorzystać z instrukcji dla swojej przeglądarki:
Urządzenia mobilne: AndroidSafari (iOS)
9. Bezpieczeństwo danych
- Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL/TLS) — dane wprowadzane na stronie są szyfrowane i mogą zostać odczytane wyłącznie na docelowym serwerze.
- Stosowane są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne ograniczające dostęp do danych wyłącznie do osób i systemów, które go potrzebują do realizacji usługi.
- Hasła administracyjne są okresowo zmieniane.
10. Zmiany Polityki Prywatności
Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa lub sposobu działania usługi EstiVoice. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem: estivoice.ai/polityka-prywatnosci.
11. Kontakt
Piotr Piasecki
ul. Kobaltowa 56, 91-528 Łódź
E-mail: kontakt@estivoice.pl